Privacy is zeer belangrijk voor ons. Synchro Klub de Flamingo’s (SKF) wil alle betrokken partijen en in het bijzonder de leden zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u ons beleid rond het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van uw persoonsgegevens.

1. TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacyverklaring is van toepassing op elke relatie tussen SKF en haar (potentiële) leden, trainers en personeel, leveranciers en dienstenverstrekkers en andere partners waarmee wordt samengewerkt.

2. IDENTITEIT VAN DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

De vzw Synchro Klub De Flamingo’s Zwevegem (SKF) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. SKF kan gecontacteerd worden via email info@synchroflamingo.be.

3. PERSOONSGEGEVENS – DOELEINDEN VAN DE VERWERKING EN JURIDISCHE GROND

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet uitsluitend, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer, enz.  Specifiek voor onze sportomgeving zijn dit ook wedstrijdgegevens, aansluitingsgegevens bij de federaties, resultaten, inschrijvingen, enz.

Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw relatie met SKF. Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:

• Gegevens die door u rechtstreeks worden meegedeeld aan SKF (persoonlijk of via telefoon, internet, post, …) of die via de federaties worden meegedeeld.
  • Contactgegevens, zoals naam, voornaam, emailadres, telefoonnummers, adres
  • Financiële gegevens: bankrekeningnummer
  • Familiale gegevens
  • Persoonlijke kenmerken, zoals geslacht, leeftijd, nationaliteit, rijksregisternummer ,…

DOEL EN JURIDISCHE GROND:

Deze gegevens worden verzameld met het oog op het leveren van een correcte en kwalitatieve dienstverlening en de goede uitvoering van onze overeenkomsten, het organiseren van de clubwerking, het aanbieden van trainingen en wedstrijdbegeleiding, het informeren van onze leden en het voeren van een correcte algemene en financiële administratie. De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens zijn de (potentiële) uitvoering van een overeenkomst en het rechtmatig belang van SKF om hoogwaardige ledenservice aan te bieden. Wanneer de persoonsgegevens gebruikt worden voor marketingdoeleinden
is de juridische grond het rechtmatig belang van SKF om publiciteit te voeren bij haar leden voor diensten of producten die kaderen binnen de clubwerking.
Wanneer er sprake is van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, rijksregisternummer,…) dan is de
juridische grond voor de verwerking de toestemming van u voor het verwerken van deze gegevens, die werden verleend aan de betrokken federatie of rechtstreeks aan SKF.

• Gegevens die worden meegedeeld door kandidaat trainers
  • academisch curriculum
  • professionele ervaring
  • publicaties
  • lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties
  • beroepsbekwaamheid

DOEL EN JURIDISCHE GROND:

Teneinde een sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat bovenstaande gegevens worden verstrekt. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat SKF een sollicitatie niet kan behandelen. De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is het rechtmatig belang van SKF om de capaciteiten en persoonlijke kenmerken van de kandidaat te controleren in functie van de vacature. Wanneer er sprake is van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, rijksregisternummer, lidmaatschap van een vakbond,…) dan is de juridische grond voor de verwerking de toestemming van u voor het verwerken van deze gegevens.

Voor elke doelstelling kan de rechtsgrond tevens worden gevormd door de verplichting te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op SKF rusten. Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u steeds het recht om die toestemming in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan SKF via de contactgegevens vermeld in dit Privacybeleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.
Wanneer SKF een prevalerend gerechtvaardigd belang heeft zal zij streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy. SKF verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren.

4. KINDEREN EN JEUGD

Persoonsgegevens met betrekking tot personen jonger dan 16 jaar worden steeds verstrekt door de ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar zonder toestemming de ouder(s) of voogd(en), verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk.

5. BEWAARTERMIJN

SKF bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in dit Privacybeleid onder ‘Doeleinden van de verwerking’, tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is op grond van de wet (naleving van de verjaring–of vervaltermijnen of van andere wettelijke verplichtingen).

6. CATEGORIEEN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS

De verwerkte persoonsgegevens worden enkel en alleen én in overeenstemming met dit Privacybeleid aan de volgende ontvangers meegedeeld:

• De medewerkers en trainers van SKF
• De betrokkene zelf
• Dienstverleners, waarop met het oog op een specifieke opdracht (bv. ITondersteuning, sociaal secretariaat, verzekeringen, en boekhouding) beroep wordt gedaan

Voormelde dienstverleners handelen uitsluitend in opdracht van SKF. SKF garandeert hieromtrent volgende:

• SKF heeft in haar overeenkomst met deze derden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacy wetgeving;
• de derden kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door SKF en in overeenstemming met dit Privacybeleid;

Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat SKF uw persoonsgegevens moet meedelen:

• Aan bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de federaties of het Vlaamse Gewest), wanneer SKF hiertoe verplicht is op grond van een wet, decreet of reglement of in het kader van een gerechtelijke procedure en/of ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;

7. BEVEILIGING

Alle informatie wordt opgeslagen in een veilige omgeving. Deze informatie is niet toegankelijk voor het publiek. Binnen SKF hebben enkel de personen die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot de persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen.

8. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die u kan uitoefenen t.a.v. SKF. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve contact op te nemen met ons via de contactgegevens beschreven in dit Privacybeleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.
De rechten die u heeft zijn de volgende:

• recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek
• recht van aanpassing of rectificatie van verkeerde gegevens
• recht op bezwaar
• recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
• recht op gegevenswissing
• recht op beperking van de verwerking

Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u een verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te sturen naar SKF, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke
vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen. In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

9. KLACHTEN

Wanneer u het oneens bent met de manier waarop SKF uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u vanzelfsprekend contact opnemen met ons. Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

10. AANPASSINGEN

SKF kan dit Privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.